Dobry czas na inwentaryzację

Wiele osób wiąże moment inwentaryzacji z końcem roku. Czy jednak rzeczywiście istnieje wymóg przeprowadzenia inwentaryzacji pod koniec roku obrotowego? Sprawdźmy, co na ten temat mówią stosowne przepisy, odwołując się do podstawowej regulacji prawnej w tym zakresie, czyli Ustawy o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.

Teoretyczna sprawa jest prosta. Ustawa wyznacza, bowiem terminy przeprowadzania inwentaryzacji dla różnych elementów majątku firmy. Raz do roku powinno się przeprowadzić inwentaryzację składników aktywów, poza inwentaryzowanymi na ostatni dzień roku obrotowego. Musi to nastąpić nie wcześniej, niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do piętnastego dnia następnego roku. Raz na dwa lata na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek zinwentaryzowania materiałów, towarów, produktów gotowych oraz półproduktów, które objęte są ewidencją ilościowo-wartościową i znajdują się na strzeżonych składowiskach. Natomiast raz w ciągu 4 lat przeprowadza się inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, które znajdują się na terenie strzeżonym.

Często jednak przedsiębiorcy mają problemy z interpretacją tych przepisów. Czy określenie „raz do roku” oznacza, bowiem konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji pod koniec roku? Inwentaryzacja może być przeprowadzana w każdym terminie, pod warunkiem, że częstotliwość spisu jest nie mniejsza, niż rok. Rok kalendarzowy nie musi być przecież tożsamy z rokiem obrotowym firmy.

Inwentaryzacja jest zazwyczaj przeprowadzana na koniec roku kalendarzowego ze względów czysto praktycznych. To czas świąteczny. Wzmożony przed świętami ruch w biznesie w ostatnim tygodniu roku drastycznie spada. Inwentaryzacja, wymuszająca zatrzymanie sprzedaży lub pracy magazynu na jeden, dwa lub nawet więcej dni, nie jest wówczas tak uciążliwa. Nie niesie również za sobą zbyt poważnych konsekwencji finansowych. Istnieje jeszcze jeden powód dokonywania inwentaryzacji w tym okresie. Zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie bardzo często zachodzą właśnie na przełomie lat. Osoba, która przejmuje odpowiedzialność za majątek firmy oraz pieczę nad środkami trwałymi powinna posiadać dokładne informacje, co do ich ilości oraz wartości. Nie ma lepszego sposobu na uzyskane tych danych, niż rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja.

Bardzo dobrym terminem na przeprowadzenie spisu może okazać się nie ostatni kwartał roku, ale czas letni, od maja do września. Jest to okres urlopowy. W sytuacji, gdy przedsiębiorca wynajmuje do przeprowadzenia inwentaryzacji firmę zewnętrzną, jej prace nie kolidują wówczas aż tak mocno z pracą firmy. Istnieje również możliwość przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej. Rozwiązanie to sprawdza się np. w przypadku sieci sklepów. Mogą one wówczas w kolejnych miesiącach inwentaryzować poszczególne jednostki.