Zasady przeprowadzania spisu z natury

Spis z natury, określany najczęściej jako remanent, jest z pewnością najpopularniejszą z form inwentaryzacji. Oczywiście w ten sposób mogą być inwentaryzowane tylko określone składniki majątkowe przedsiębiorstwa. Spis z natury powinien być też przeprowadzany według ściśle określonych zasad.  

Na czym polega spis z natury?

Pierwszym etapem procesu inwentaryzacji jest sporządzenie szczegółowych instrukcji inwentaryzacyjnych. Powinny one zawierać między innymi informacje na temat metody zaznaczania policzonych aktywów, przeprowadzania przeliczeń kontrolnych, sposobu wydawania kart spisowych oraz ich wypełniania. Instrukcje inwentarzowe należy sporządzić już na etapie planowania inwentaryzacji. W tym momencie powinno się także wyznaczyć zespoły spisowe oraz komisje inwentaryzacyjne, a także określić datę przeprowadzania spisu. Niektóre przedsiębiorstwa na czas inwentaryzacji wstrzymują produkcję. Decyzje takie muszą zapaść również na etapie planowania spisu.

Sam spis z natury polega na fizycznym policzeniu ilości składników aktywów i naniesieniu stosownych danych na karty spisowe. Pierwsze liczenie zawsze jest liczeniem pełnym. Oznacza to, że uwzględnione w nim zostają wszystkie składniki objęte inwentaryzacją. Kolejne liczenie, tzw. kontrolne może już dotyczyć jedynie wybranej części aktywów. Istnieje zalecenie, aby w liczeniu kontrolnym brały udział osoby nieuczestniczące w pierwszym liczeniu.

Jeżeli w przedsiębiorstwie obowiązuje system magazynowy, wówczas informacje o ilości są przenoszone z kart do systemu. Następnie dokonywane jest porównanie ilości wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi rzeczywistymi uzyskanymi w drodze spisu. Co w przypadku pojawienia się rozbieżności? Podlegają one zawsze wyjaśnieniu, różnice zaś obejmowane są jako niedobory lub nadwyżki inwentaryzacyjne. Finalizacją procesu inwentaryzacji jest zawsze protokół zawierający decyzję o rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych.

Jakie składniki może obejmować spis z natury?

Inwentaryzacja metodą spisu z natury może dotyczyć kilku typów składników majątku. Spisem mogą zostać objęte aktywa pieniężne, poza środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych. Mogą to być zarówno aktywa w formie krajowych środków płatniczych, jak i walut obcych i dewiz. Przy spisie z natury brane są pod uwagę również inne aktywa finansowe, a zwłaszcza odsetki naliczone od aktywów finansowych.

Rzeczowe składniki aktywów obrotowych objęte spisem z natury to zarówno materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, jak i produkty gotowe wytworzone lub przetworzone przez przedsiębiorstwo, które nadają się do sprzedaży albo znajdują się w toku produkcji. Spis obejmuje także półprodukty oraz towary nabyte w celu odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym.

Inne składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji to występujące w postaci materialnej papiery wartościowe, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczane do inwestycji, z wyjątkiem tych środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony oraz maszyny i urządzenia wchodzących w skład środków trwałych w budowie.