Jak dobrze przygotować się do inwentaryzacji?

Odpowiednie przygotowanie do inwentaryzacji ma ogromne znaczenie dla jej prawidłowego, sprawnego i szybkiego przeprowadzania. Tak jak w wielu działaniach, tak również i tu, podstawą jest dobry plan działania. Jakie kroki należy więc podjąć, ab dobrze przygotować się do spisu inwentaryzacyjnego?

Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie inwentaryzacji

Oczywiście za właściwe wykonywanie obowiązków w ramach rachunkowości odpowiedzialność ponosi zawsze kierownik danego przedsiębiorstwa. Istnieje możliwość przekazania tych obowiązków innej osobie. Powinno to nastąpić za jej pisemną zgodą. Należy mieć na uwadze fakt, że kierownik jednostki w dalszym ciągu ponosi jednak odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury kierownik zgodnie z przepisami prawa nie może scedować na inne osoby. Wynika to z ogromnego znaczenia tego procesu dla prawidłowego ustalenia stanu aktywów i pasywów jednostki oraz jej faktycznego stanu finansowego.

Wewnętrzne uregulowania

Właściwa organizacja działań jest kwestią odpowiednio opracowanych uregulowań wewnętrznych firmy. Główny wewnętrzny akt normatywny dotyczący spisu inwentaryzacyjnego to instrukcja inwentaryzacyjna. To właśnie ona jest podstawą do wydania zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, co spoczywa na kierowniku jednostki. Instrukcja powinna składać się z kilku zasadniczych elementów.

Na początku musi zostać określona nazwa obiektu oraz oznaczenie inwentaryzowanego pomieszczenia. Drugi element instrukcji to odpowiedź na pytanie „co inwentaryzujemy?”. W instrukcji podaje się więc rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych. Niezbędne jest wskazanie osoby lub osób odpowiedzialnych za spisywane składniki majątku oraz daty rozpoczęcia i zakończenia spisu. Następnie zamieszcza się w instrukcji informację o dniu, na który ustalony jest stan składników majątkowych. Najczęściej stosowaną formułą jest „wg stanu na 31 grudnia 2015 roku”.  Instrukcja powinna zawierać również skład komisji inwentaryzacyjnej oraz wyznaczać jej przewodniczącego. Kolejne elementy instrukcji są niezwykle istotne dla pracy komisji inwentaryzacyjnej. Instrukcja wyznacza bowiem harmonogram czynności spisowych, obieg dokumentów z inwentaryzacji oraz szczegółowe zasady weryfikacji i sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Skład komisji

Członkami komisji nie mogą zostać przypadkowe osoby. Do komisji inwentaryzacyjnej powinni zostać powołani pracownicy posiadający odpowiednie doświadczenie zawodowe, wiedzę oraz umiejętności. Bardzo istotne jest również to, aby nie były one zainteresowane wynikami inwentaryzacji. Dla przykładu w inwentaryzacji danego magazynu nie powinien brać udziału jego kierownik.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej nie mogą być również pracownicy prowadzący ewidencję składników majątku lub odpowiedzialni materialnie za te aktywa. Dobrą i sprawdzoną zasadą jest ta, mówiąca o niezależności kontrolowanych i kontrolujących. Warto również dobrze przemyśleć wybór przewodniczącego. Musi być to osoba posiadająca autorytet, której decyzje nie będą budzić wątpliwości i będą respektowane.