Zasady przeprowadzania inwentaryzacji. Cz.1

Inwentaryzacja to dosyć skomplikowany proces. Powinien on przebiegać zgodnie z przepisami prawa. Podstawą jest oczywiście Ustawa o Rachunkowości. Aby inwentaryzacja została uznana za ważną, przeprowadzoną prawidłowo i rzetelnie, osoby, które jej dokonują powinny kierować się kilka podstawowymi zasadami. Przedstawiamy najważniejsze z nich:

Terminowość i częstotliwość

Ustawa o Rachunkowości bardzo dokładnie określa częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji. Jej zachowanie pozwala na przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z ustawą obowiązek inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego dotyczy środków pieniężnych i papierów wartościowych. Co dwa lata należy inwentaryzować zapasy składników majątku obrotowego objęte ewidencją ilościowo wartościową. Natomiast środki trwałe oraz maszyny inwentaryzuje się raz na 4 lata.

Kompletność i kompleksowość

W trakcie przeprowadzania inwentaryzacji obowiązuje zasada kompletności i kompleksowości. Według niej spisem z natury muszą zostać objęte wszystkie składniki majątkowe danego przedsiębiorstwa, zarówno te występujące, jak i niewystępujące w ewidencji bilansowej. Każdy odkryty przez osoby prowadzące inwentaryzację składnik majątku powinien zostać uwzględniony w dokumentacji inwentaryzacyjnej. Musi, więc być odnotowany na arkuszach spisowych oraz w końcowym protokole inwentaryzacyjnym.

Zasada jednokrotności

Zasada jednokrotności mówi z kolei o tym, że każdy składnik majątku powinien zostać wykazany w dokumentacji inwentaryzacyjnej tylko jeden raz.

Zasada kolejnych czynności

Prawidłowo przeprowadzana inwentaryzacja powinna przebiegać według ściśle określonego harmonogramu. Harmonogram prac nie może być dziełem przypadku. Powinien powstać już na etapie planowania inwentaryzacji. Jego podstawą musi być natomiast regulamin inwentaryzacji obowiązujący w danym przedsiębiorstwie. W tworzeniu harmonogramu powinna brać udział komisja inwentaryzacyjna. Odpowiednio ułożony harmonogram prac jest niezwykle istotny z punktu widzenia szybkości i sprawności przeprowadzania inwentaryzacji. Dzięki niemu komisja doskonale wie, jakie zadania ma do wykonania, w jakim czasie i w jakiej kolejności.

Zasada zamkniętych drzwi

Na czas prowadzenia inwentaryzacji powinno nastąpić zatrzymanie wszelkich ruchów magazynowych. Trudno wyobrazić sobie prawidłowe przeprowadzenie spisu przy obecności osób trzecich wykonujących swoje obowiązki w magazynie. Zasada zamkniętych drzwi została wprowadzona po to, aby wyeliminować wszelkie źródła utrudnień w pracach komisji inwentaryzacyjnej i zminimalizować ryzyko popełnionych błędów. Wiele firm decyduje się na przeprowadzania inwentaryzacji w dniach wolnych od pracy, zapewniając w ten sposób osobom przeprowadzającym spis niezakłócony przebieg prac.

W drugiej części artykułu przedstawione zostaną kolejne, nie mniej ważne, zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji.